WA Boom Posteingangsübersicht

Der WA Boom Inbox ist Ihr zentraler Arbeitsbereich für die Verwaltung von Kundengesprächen auf WhatsApp.
Über einen einzigen Bildschirm können Sie eingehende Chats anzeigen, sie Teammitgliedern zuweisen, Labels hinzufügen, Bots aktivieren und die volle Transparenz über jede Interaktion behalten.

Zweck des Posteingangs #

Der Posteingang bündelt alle WhatsApp-Konversationen in einer einzigen, kollaborativen Umgebung.
Es ermöglicht Ihrem Team Folgendes:

• Antworte auf Nachrichten von verifizierten WhatsApp-Nummern.
• Chats in Echtzeit Agenten zuweisen oder neu zuweisen.
• Automatisierte Antworten und KI-Bots aktivieren.
• Organisieren Sie Kontakte mithilfe von Tags oder Labels zur Segmentierung.
• Pflegen Sie ein detailliertes Kontaktprofil mit Notizen und Verlauf.

Hauptbereiche des Posteingangs #

1. Chatlisten-Panel #

Dieses Bedienfeld auf der linken Seite zeigt alle Konversationen, kategorisiert als Alle, Meins, oder Nicht zugewiesen.
Du kannst:

• Nach Labels oder Tags filtern.
• Suche nach einem Kontakt oder einer Telefonnummer.
• Ungelesene oder neu zugewiesene Chats schnell erkennen.

Tipp: Behalten Sie den Bereich “Nicht zugewiesen” im Auge, um sicherzustellen, dass keine Kundenanfrage unbeantwortet bleibt.

2. Gesprächsfenster #

Im mittleren Bereich wird der vollständige Chatverlauf mit einem ausgewählten Kontakt angezeigt.
Sie können Nachrichten einsehen, Antworten senden, Medien anhängen und den Zustellungsstatus verfolgen.

Wenn ein Kontakt inaktiv wird, sehen Sie möglicherweise eine Benachrichtigung wie beispielsweise: “Sie können nicht antworten; sie müssen antworten, um die Konvertierung zu starten.”
Diese Nachricht bedeutet, dass das 24-Stunden-Antwortfenster von WhatsApp Business abgelaufen ist. Um erneut Kontakt aufzunehmen, senden Sie bitte eine genehmigte Nachrichtenvorlage.

3. Kontaktinformationsfeld #

Auf der rechten Seite finden Sie detaillierte Informationen zum ausgewählten Kontakt, einschließlich:

• Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Sprache
• Zugewiesenes Teammitglied runterfallen
• Schalter zum Aktivieren von KI-Bot und Antwort-Bot
• Etiketten/Anhänger um den Kontakt zu kategorisieren
• Anmerkungen für interne Zwecke

Klicken Kontakt bearbeiten um Informationen zu aktualisieren oder zu korrigieren.

Ein Gespräch zuweisen #

Einen Chat delegieren:

1. Öffne den Kontakt.
2. Im Teammitglied zuweisen Im entsprechenden Abschnitt wählen Sie einen Agenten aus der Dropdown-Liste aus.
3. Klicken Speichern.

Die zugewiesenen Agenten sehen die Konversation in ihrer “Meine”-Ansicht.

Einsatz von Bots und Automatisierung #

Aktivieren KI-Bot damit das System auf Basis des Kontextes intelligente Antworten generieren kann.
Aktivieren Antwort-Bot um vordefinierte Antworten oder kurze Bestätigungen zu versenden.

Bots reduzieren den Arbeitsaufwand und gewährleisten, dass jeder Kunde auch außerhalb der Geschäftszeiten umgehend eine Antwort erhält.

Etikettierung und Kennzeichnung #

Labels und Tags helfen dabei, Kontakte nach Interesse, Phase oder Kampagnentyp zu organisieren.
Zum Beispiel:

• Leads
• Aktive Kunden
• Support-Tickets

Um Etiketten hinzuzufügen, öffnen Sie das Kontaktprofil, wählen Sie ein neues Etikett aus oder geben Sie es ein und klicken Sie auf „Weiter“. Aktualisieren.

Notizen und Zusammenarbeit #

Im Notizbereich können Teammitglieder wichtige Details festhalten, ohne sie an den Kunden weiterzuleiten.
Dies gewährleistet eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Schichten und Abteilungen.

Häufige Benachrichtigungen und ihre Bedeutung #

• Nachricht konnte nicht gesendet werden – Die Nachricht konnte nicht zugestellt werden, da die Nummer des Nutzers Teil eines WhatsApp-Experiments ist oder die 24-Stunden-Sitzung abgelaufen ist.
• Nicht zugewiesenes Gespräch – Dieser Chat ist derzeit keinem Agenten zugeordnet. Weisen Sie ihn zu, um die Nachverfolgung sicherzustellen.
• KI-Bot aktiv – Zeigt an, dass die erste Antwort von der Automatisierung verarbeitet wird.

Bewährte Verfahren #

• Halten Sie Ihren Posteingang mithilfe einheitlicher Bezeichnungen übersichtlich.
• Überprüfen Sie täglich inaktive oder geschlossene Chats.
• Nutzen Sie Vorlagen für die erneute Kontaktaufnahme auch nach Ablauf des 24-Stunden-Fensters.
• Überwachen Sie regelmäßig die Leistung und Reaktionszeiten der Agenten.