Aperçu de la boîte de réception WA Boom

La boîte de réception WA Boom est votre espace de travail central pour gérer les conversations clients sur WhatsApp.
Depuis un seul écran, vous pouvez consulter les conversations entrantes, les attribuer aux membres de l'équipe, ajouter des étiquettes, activer les bots et conserver une visibilité complète sur chaque interaction.

Objectif de la boîte de réception #

La boîte de réception rassemble toutes les conversations WhatsApp dans un environnement unique et collaboratif.
Cela permet à votre équipe de :

• Répondre aux messages provenant de numéros WhatsApp vérifiés.
• Attribuer ou réattribuer des conversations aux agents en temps réel.
• Activez les réponses automatisées et les bots IA.
• Organisez vos contacts à l'aide d'étiquettes ou de tags pour la segmentation.
• Conservez un profil de contact détaillé avec des notes et un historique.

Principales sections de la boîte de réception #

1. Panneau de la liste de discussion #

Situé à gauche, ce panneau affiche toutes les conversations classées par catégorie. Tous, Le mien, ou Non attribué.
Tu peux:

• Filtrer par étiquettes ou tags.
• Rechercher un contact ou un numéro de téléphone.
• Identifiez rapidement les conversations non lues ou nouvellement attribuées.

Conseil: Surveillez régulièrement la section “ Non attribués ” afin de garantir qu'aucune demande client ne reste sans réponse.

2. Fenêtre de conversation #

La zone centrale affiche l'historique complet des conversations avec le contact sélectionné.
Vous pouvez consulter les messages, envoyer des réponses, joindre des fichiers multimédias et suivre l'état de la livraison.

Lorsqu'un contact devient inactif, vous pouvez voir une notification telle que : “ Vous ne pouvez pas répondre ; ils doivent répondre pour que la conversation puisse commencer. ”
Ce message signifie que le délai de réponse de 24 heures sur WhatsApp Business a expiré. Pour relancer la conversation, envoyez un modèle de message approuvé.

3. Panneau d'informations de contact #

À droite, vous trouverez des informations détaillées sur le contact sélectionné, notamment :

• Nom, numéro de téléphone, adresse courriel et langue
• Membre de l'équipe désigné dérouler
• Les commutateurs AI Bot et Reply Bot sont activés
• Étiquettes/Tags catégoriser le contact
• Notes pour usage interne

Cliquez Modifier les coordonnées mettre à jour ou corriger toute information.

Attribuer une conversation #

Pour déléguer une conversation :

1. Ouvrir le contact.
2. Dans le Attribuer un membre de l'équipe Dans cette section, sélectionnez un agent dans la liste déroulante.
3. Cliquez Sauvegarder.

Les agents désignés verront la conversation dans leur vue “ Mienne ”.

Utilisation des bots et de l'automatisation #

Activer Bot IA pour permettre au système de générer des réponses intelligentes en fonction du contexte.
Activer Bot de réponse envoyer des réponses prédéfinies ou des accusés de réception rapides.

Les chatbots réduisent la charge de travail et garantissent à chaque client une réponse rapide, même en dehors des heures ouvrables.

Étiquetage et marquage #

Les étiquettes et les tags permettent d'organiser les contacts par centre d'intérêt, étape ou type de campagne.
Par exemple:

• Conduit
• Clients actifs
• Tickets d'assistance

Pour ajouter des étiquettes, ouvrez le profil du contact, sélectionnez ou saisissez une nouvelle étiquette, puis cliquez sur Mise à jour.

Notes et collaboration #

La section Notes permet aux membres de l'équipe d'enregistrer des détails importants sans les envoyer au client.
Cela garantit une collaboration fluide entre les équipes et les services.

Notifications courantes et leur signification #

• Échec de l'envoi du message – Le message n'a pas pu être remis car le numéro de l'utilisateur fait partie d'une expérience WhatsApp ou la session de 24 heures est terminée.
• Conversation non attribuée – Aucun agent n'est actuellement responsable de cette conversation. Attribuez-la pour assurer un suivi.
• Bot IA actif – Indique que l'automatisation gère la réponse initiale.

Meilleures pratiques #

• Gardez votre boîte de réception organisée en utilisant des libellés cohérents.
• Examinez quotidiennement les conversations inactives ou fermées.
• Utilisez des modèles pour reprendre contact au-delà de la fenêtre de 24 heures.
• Suivre régulièrement les performances et les temps de réponse des agents.