La posta in arrivo di WA Boom è il tuo spazio di lavoro centrale per gestire le conversazioni con i clienti su WhatsApp.
Da un'unica schermata unificata puoi visualizzare le chat in arrivo, assegnarle ai membri del team, aggiungere etichette, abilitare i bot e mantenere la piena visibilità su ogni interazione.
Scopo della posta in arrivo #
La Posta in arrivo riunisce tutte le conversazioni di WhatsApp in un unico ambiente collaborativo.
Permette al tuo team di:
- Rispondi ai messaggi provenienti da numeri WhatsApp verificati.
- Assegna o riassegna le chat agli agenti in tempo reale.
- Attiva le risposte automatiche e i bot AI.
- Organizza i contatti utilizzando tag o etichette per la segmentazione.
- Mantieni un profilo di contatto dettagliato con note e cronologia.
Sezioni principali della Posta in arrivo #
1. Pannello elenco chat #
Situato sulla sinistra, questo pannello mostra tutte le conversazioni classificate come Tutto, Mio, O Non assegnato.
Puoi:
- Filtra per etichette o tag.
- Cerca un contatto o un numero di telefono.
- Identifica rapidamente le chat non lette o appena assegnate.
Mancia: Tieni monitorata la sezione "Non assegnato" per garantire che nessuna richiesta del cliente rimanga senza risposta.
2. Finestra di conversazione #
L'area centrale mostra la cronologia completa della chat con un contatto selezionato.
Puoi rivedere i messaggi, inviare risposte, allegare contenuti multimediali e monitorare lo stato di consegna.
Quando un contatto diventa inattivo, potresti vedere un avviso come “"Non puoi rispondere; devono rispondere loro per avviare la conversione."”
Questo messaggio significa che il periodo di risposta di 24 ore di WhatsApp Business è scaduto. Per riprendere il contatto, invia un modello di messaggio approvato.
3. Pannello delle informazioni di contatto #
Sulla destra troverai informazioni dettagliate sul contatto selezionato, tra cui:
- Nome, telefono, e-mail e lingua
- Membro del team assegnato cadere in picchiata
- AI Bot e Reply Bot abilitano gli switch
- Etichette/Tag per categorizzare il contatto
- Note per riferimento interno
Clic Modifica contatto per aggiornare o correggere qualsiasi informazione.
Assegnazione di una conversazione #
Per delegare una chat:
- Apri il contatto.
- Nel Assegna membro del team sezione, seleziona un agente dal menu a discesa.
- Clic Salva.
Gli agenti assegnati vedranno la conversazione nella loro vista "Mia".
Utilizzo di bot e automazione #
Abilitare Bot di intelligenza artificiale per consentire al sistema di generare risposte intelligenti basate sul contesto.
Abilitare Bot di risposta per inviare risposte predefinite o conferme rapide.
I bot riducono il carico di lavoro e garantiscono che ogni cliente riceva una risposta rapida, anche al di fuori dell'orario lavorativo.
Etichettatura e marcatura #
Le etichette e i tag aiutano a organizzare i contatti in base agli interessi, alla fase o al tipo di campagna.
Per esempio:
- Conduce
- Clienti attivi
- Ticket di supporto
Per aggiungere etichette, apri il profilo del contatto, seleziona o digita una nuova etichetta e fai clic su Aggiornamento.
Note e collaborazione #
La sezione Note consente ai membri del team di registrare dettagli importanti senza inviarli al cliente.
Ciò garantisce una collaborazione fluida tra turni e reparti.
Notifiche comuni e il loro significato #
- Impossibile inviare il messaggio – Il messaggio non è stato recapitato perché il numero dell'utente fa parte di un esperimento WhatsApp oppure la sessione di 24 ore è terminata.
- Conversazione non assegnata – Nessun agente è attualmente proprietario di questa chat. Assegnala per garantire il follow-up.
- AI Bot attivo – Indica che l'automazione sta gestendo la risposta iniziale.
Migliori pratiche #
- Mantieni organizzata la tua casella di posta utilizzando etichette coerenti.
- Controlla quotidianamente le chat inattive o chiuse.
- Utilizzare modelli per il ricoinvolgimento oltre la finestra delle 24 ore.
- Monitorare regolarmente le prestazioni e i tempi di risposta degli agenti.
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